چرا برای طراحی سایت و سفارش اپلیکیشن کارفرما باید مستندات داشته باشد؟


19 آبان 1399

webmehr-shape
webmehr-shape
webmehr-shape
webmehr-shape
webmehr-shape
webmehr-shape
webmehr-shape
webmehr-shape

وب مهر

2020-11-09T10:29:14+03:30
چرا برای طراحی سایت و سفارش اپلیکیشن کارفرما باید مستندات داشته باشد؟

هنگامی که به دنبال توسعه برنامه جدید گوشی همراه هستید، باید شرکتی مناسب پیدا کنید که بتواند ایده شما را به واقعیتی تبدیل کند که بتواند موفقیت آن را تضمین کند. این یکی از وظایف چالش برانگیز است، به ویژه هنگامی که بسیاری از فروشندگان در تلاش هستند با آن‌ها تماس بگیرند. بنابراین برای اطمینان از اینکه برنامه توسعه گوشی همراه شما به خوبی پیش رفته است، باید بهترین شرکت توسعه برنامه موبایل را پیدا کنید. کیفیت RFP شما به شما در یافتن یک شرکت مناسب تولید برنامه گوشی همراه با دریافت پاسخ از برجسته‌ترین شرکت های توسعه کمک می کند.

در خواست برای پیشنهاد (Request for Proposal یا مختصرا RFP) سندی است که توسط سازمان ها و یا کارآفرینان با اهداف تجاری خود تهیه می شود. هدف اصلی RFP، انتقال درک شما از نیازهای یک پروژه به تأمین کنندگان است که به نظر شما می توانند راه حل ارائه دهند. RFP یک سند مکتوب است که هم شما و هم تامین کننده از آن برای ایجاد درک مشترک از الزامات استفاده می کنید، که مبنای اصلی پروژه قرار می گیرد. این خط مبنا، یا پیشنهاد نهایی و RFP طبق آنچه نوشته شده و توافق شده است، بیانیه کار قرارداد می شود و در صورت شروع پروژه با مشکل، یک سند مهم تاریخی است.

چرا برای طراحی سایت و سفارش اپلیکیشن کارفرما باید مستندات داشته باشد؟

مشکلات می توانند از هر نقطه از پروژه شروع شوند و ممکن است شامل هر جنبه از پروژه از زمان بندی تا  تحویل باشد. اگر مشکلی جدی شود و شروع به تأثیرگذاری بر روی خود پروژه کند، به احتمال زیاد از اسناد پایه برای تعیین محل ایجاد مشکل استفاده خواهد شد. منشا مشکل باید قبل از ارائه راه حل مشخص شود.
اگر توافق کنید که خریدار و تأمین کننده در اکثر موارد با حسن نیت عمل می کنند، می توانید از همان ابتدا توافق کنید که اگر بتوان علت اصلی بروز مشکل را مشخص کرد، فرد مسئول باید مسئولیت جبران را بپذیرد. داشتن RFP، پیشنهاد و کلیه اسناد و مدارک مرتبط، به شما در  هنگام کشف مسئله کمک می کند و به خریدار و تامین کننده اجازه می دهد تا به طور مشترک علت را مشخص کنند.
اصرار بر اینکه هر تغییری، هرچقدر کوچک باشد، به صورت کتبی تنظیم شود و به طور رسمی توسط هر دو طرف پذیرفته شود، برای حفظ این "دنباله حسابرسی" بسیار مهم است. این اسناد تغییر، باید بخشی از قرارداد اصلاح شده باشد و باید شامل هرگونه تغییر در برنامه پروژه و سایر جنبه های اصلی قابل تحویل باشد. به عنوان مثال، یک تغییر "کوچک" یا اضافه شدن یک ویژگی ممکن است بر برنامه تحویل اولیه، برنامه آزمایش داخلی و خارجی، اسناد نهایی قابل تحویل و تحویل نهایی پروژه تأثیر بگذارد. حتی در برخی از مناطقی که ممکن است تحت تأثیر قرار بگیرند باید اضافه های جزئی را نیز در نظر گرفت.

چرا برای طراحی سایت و سفارش اپلیکیشن کارفرما باید مستندات داشته باشد؟

اگر مشکل فراتر از حالت "حسن نیت" باشد و طرفین در نهایت به دادخواهی بپردازند، RFP و پیشنهاد به عنوان اسناد اصلی مربوطه، به تلاش برای تعیین علت اصلی موضوع تبدیل می شوند. حفظ نسخه های فعلی و اصرار بر مستند سازی هر تغییر در نوشتن، جزئیات لازم برای این قبیل مشکلات را فراهم می کند.
یکی از مشکلات رایج در پروژه ها این است که دو مهندس سیستم، یکی از تأمین کننده و دیگری از خریدار، تصمیم بگیرند بر اساس مکالمه ای که چیزی شبیه به این است، تغییری ایجاد کنند. تأمین کننده: "آیا می توانیم جعبه جستجوی متن را از صفحه دوم به صفحه اول ببریم، بنابراین می توان مستقیماً به آن دسترسی داشت؟ " خریدار: "این ایده خوبی است و نمی دانم چرا که نه. چه چیزی در این میان است؟" تامین کننده: "زیاد نیست. من از عهده آن برمی آیم."
این تغییر سپس در هنگام آزمایش نهایی توسط فرد بازاریاب کشف می شود ، که می گوید: "چه کسی طرح من را تغییر داده است؟ قرار نیست جعبه پرس و جو در صفحه اول باشد زیرا ... پس آن را دوباره عوض کنید."
مشکلات می تواند از مسائل برنامه ریزی تا ویژگی های مختلف باشد. در حالی که ممکن است مسائل مربوط به برنامه معمول ترین مشکل باشد، اما "کم شدن سرعت پیشرفت برنامه" معمولاً نتیجه تغییر الزامات یا افزودن الزامات به پروژه است.

چرا برای طراحی سایت و سفارش اپلیکیشن کارفرما باید مستندات داشته باشد؟
شیوه های قرارداد نرم افزار اغلب در تعیین اندازه های مختلف قابل تحویل، برنامه های توسعه و سایر موارد کمی بسیار مبهم بوده است. بیشتر اوقات، این قرارداد فقط به صورت کلی انجام می شود یا فقط در مورد بخشی از وضعیت مانند تعداد کارکنان مورد استفاده بحث می شود. متأسفانه، بیشتر قراردادهای توسعه نرم افزار، دارای زبان کافی و بندهایی برای مقابله با تغییرات الزامات در حین توسعه نیستند.
رایج ترین دلیل اصلی دعاوی مربوط به قرارداد که در آن شاهد بوده ایم، الزامات جدید یا تغییر یافته ای است که مشتریان پس از امضای قرارداد اساسی و توافق به آن اضافه کرده اند. مشتریان فکر می کنند که این الزامات جدید باید در توافقنامه اصلی گنجانده شود در حالی که پیمانکار فکر می کند آنها باید جداگانه تأمین اعتبار شوند. متأسفانه، قرارداد معمولاً در مورد چگونگی رسیدگی به الزامات جدید مبهم است و از این رو خود قرارداد احتمال ایجاد اختلاف را افزایش می دهد.
با نگهداری مستندات مناسب برای پروژه، قادر خواهید بود حالت عملکرد "رفع تقصیر، نه مشکل" را به حداقل برسانید و بتوانید نحوه کنترل تغییرات پروژه را به طور عینی ارزیابی کنید. ارزیابی و توافق متقابل ترجیح بر این است که مسئله ای به مسئله ای تبدیل شود که ممکن است روی برنامه یا قرارداد تأثیر بگذارد.

چرا کارفرما باید RFP ارائه دهد؟
کارفرما با بیان جزئیات نیازهای خود در یک RFP، می تواند میزان درک هر شرکت از پروژه خود را بهتر ارزیابی کند. همچنین، RFP به درک بهتر پاسخگو بودن شرکت ها به اهداف پروژه و نیازهای کارفرما کمک می کند. نوشتن RFP همچنین شرکت ها را مجبور می کند معیارهایی ایجاد کنند که بعداً برای سنجش موفقیت یک پروژه استفاده شود.

فرآیند نوشتن RFP چگونه است؟
نیازهای پروژه را مشخص کنید، و مطمئن شوید که نیازهای خود را به طور واضح و مختصر توضیح داده اید، در نتیجه، پاسخ‌هایی که دریافت می کنید به احتمال زیاد با نیاز شما مطابقت دارند. اگرچه هر RFP با توجه به نیازها و اهداف یک پروژه متفاوت خواهد بود، بیشتر آنها شامل اطلاعات زیر هستند:

  • تاریخچه یک سازمان
  • شرح مفصلی از پروژه، از جمله دلیل ایجاد آن و نتایج مورد نظر شما
  • الزامات خاص در مورد مواد، ابزارها، سیستم ها و/یا محصولات ترجیحی بودجه
  • مهلت پروژه، همراه با نقاط برجسته و تاریخ مشخص شده آن‌ها
  • سوالاتی که دوست دارید شرکت ها به آن پاسخ دهند یا جزئیات بیشتری که دوست دارید آنها ارائه دهند
  • مهلت ارسال، اطلاعات تماس و دستورالعمل های ارائه پیشنهادها

چرا برای طراحی سایت و سفارش اپلیکیشن کارفرما باید مستندات داشته باشد؟

پس از اتمام RFP چه کاری انجام دهید؟

RFP را با شرکت های مربوطه به اشتراک بگذارید و به آن‌ها وقت زیادی بدهید تا RFP شما را بررسی کرده و به آن پاسخ دهند. با شرکتی که انتخاب می کنید مذاکره کنید، هنگامی که پروژه را به یک شرکت اعطا کردید، هزینه خط-به-خط آن را با آن شرکت مرور کنید.

روند RFP می تواند پیچیده و زمانبر باشد، اما با مشخص کردن نیاز خود به شرکت ها در یک RFP کاملاً نوشته شده، می توانید بهترین شرکت را برای پیاده سازی پروژه خود پیدا کنید. نوشتن همیشه دشوار است و تلاش برای برقراری ارتباط جزئیات در RFP حتی دشوارتر است.

همانطور که در مقاله اشاره شد نوشتن مستندات برای هر پروژه ای ضروری و مهم است. ایجاد مستندات در طراحی یک سایت یا اپلیکیشن اهمیت بسیاری دارد زیرا کمبود آن باعث ایجاد سردرگمی در مرحله اجرای یک طرح می شود. تیم های تولیدی بهتر است اسناد و مدارک را در کل جریان کار خود ایجاد کنند در نتیجه اساساً تصمیم گیری را ساده و توانمند می کنند. این کار باعث می شود که هر تیم در هر مرحله درک بهتری از هر تصمیم داشته باشد.

بدون نظر

    اولین نفری باشید که نظر می دهد!

نظر بدهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. موارد ستاره دار الزامی است. *