وقتی تصمیم گرفتید صورتحساب الکترونیکی صادر کنید، سؤال بعدی این است: از چه راهی بفرستید؟ دو مسیر رسمی وجود دارد و انتخاب اشتباه یعنی یا هزینه‌ی بی‌مورد، یا پروژه‌ای که تمام نمیشود.
این راهنما دو مسیر را با هم مقایسه میکند، می‌گوید هرکدام چه چیزی از شما می‌خواهد، و برای فروشگاه اینترنتی کدام منطقی‌تر است.
انتخاب بین سپردن نگهداری و نگه داشتن کنترل است
جدول مقایسه
معیار
شرکت معتمد
اتصال مستقیم
سرعت راه‌اندازی
سریع‌تر
کندتر؛ نیازمند توسعه و تست
نیاز به تیم فنی
کم
زیاد — هم برای ساخت هم برای نگهداری
هزینه‌ی اولیه
کمتر
بیشتر
هزینه‌ی مستمر
اشتراک یا کارمزد
نگهداری و به‌روزرسانی داخلی
واکنش به تغییر دستورالعمل
با سرویس‌دهنده است
با شما — باید نسخه‌ی جدید را پیاده کنید
کنترل روی داده
از مسیر سرویس‌دهنده عبور میکند
کامل
مناسب چه کسی
بیشتر فروشگاه‌ها
حجم بسیار بالا یا نیاز خاص با تیم فنی
مهم‌ترین سطر، سطر پنجم است. دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی ویرایش می‌خورد — نسخه‌ی فعلی V7.9 تیرماه ۱۴۰۵ است و قبلش نسخه‌های دیگری بوده. در مسیر مستقیم، هر ویرایش یعنی کار توسعه‌ی تازه برای شما. در مسیر معتمد، این بار روی دوش سرویس‌دهنده است.
مسیر شرکت معتمد — چطور کار میکند
۱انتخاب از فهرست رسمیسازمان امور مالیاتی فهرست شرکتهای معتمد ارائهکننده خدمات مالیاتی را منتشر کرده. فقط از این فهرست انتخاب کنید.
۲عقد قرارداد و دریافت دسترسیحساب کاربری و کلید اتصال به شما داده میشود.
۳اتصال سایت یا نرمافزار حسابداریسفارش‌های سایت به سرویس معتمد منتقل می‌شوند — این همان بخشی است که معمولاً ساخته میشود.
۴ارسال و پایشسرویس، صورتحساب را می‌سازد، امضا میکند و می‌فرستد؛ وضعیتش را هم گزارش میدهد.
چه چیزی همچنان با شماستحتی با شرکت معتمد، داده را شما باید بدهید: شناسه‌ی کالا، واحد اندازه‌گیری، شناسه‌ی مالیاتی خریدار حقوقی و مبالغ درست. سرویس معتمد ارسال را انجام میدهد، نه تولید دادهی درست. اگر دادهی سایت ناقص باشد، صورتحساب هم ناقص می‌رود.
مسیر مستقیم — چه چیزی لازم دارد
سازمان امور مالیاتی بسته‌ی توسعه‌ی نرمافزار را به زبان‌های جاوا و سی‌شارپ منتشر کرده، در دو نسخه: با گواهی امضا و بدون آن. همراهش دستورالعمل فنی نحوه اتصال هم در دسترس است.
تیم توسعهکسی که بتواند SDK را پیادهسازی و نگهداری کند.
مدیریت گواهی امضاگواهی باید امن نگهداری و به‌موقع تمدید شود.
پیگیری ویرایش دستورالعملهر نسخه‌ی تازه ممکن است تغییر ساختار داشته باشد.
مدیریت خطا و صفاگر سامانه در دسترس نباشد، صورتحساب باید در صف بماند و دوباره فرستاده شود.
پایش وضعیتصورتحساب رد شده باید تشخیص داده و اصلاح شود.
کِی مستقیم منطقی استوقتی حجم صورتحساب‌ها آن‌قدر بالاست که کارمزد سرویس معتمد معنادار شود، یا وقتی فرایند شما خاص است و هیچ سرویسی پوششش نمی‌دهد. برای فروشگاه معمولی، مسیر معتمد تقریباً همیشه به‌صرفه‌تر است.
آنچه در هر دو مسیر باید در سایت انجام شود
این بخش مشترک است و معمولاً دست‌کم گرفته میشود:
پیش‌نیازهای سمت سایت
هر محصول شناسه‌ی کالای استاندارد دارد
واحد اندازه‌گیری هر محصول به کد استاندارد نگاشت شده
فرم سفارش، فیلد شناسه‌ی مالیاتی برای خریدار حقوقی دارد
قیمت، تخفیف و ارزش افزوده در سفارش به‌درستی تفکیک شده‌اند
مشخص است صورتحساب در چه وضعیتی از سفارش صادر شود
سفارش لغوشده و مرجوعی تکلیفشان روشن است
شماره‌ی سفارش و شناسه‌ی صورتحساب به هم نگاشت می‌شوند
دو مورد آخر را جدی بگیریدمرجوعی و لغو سفارش، جایی است که بیشتر پیاده‌سازی‌ها ناقص می‌مانند. صورتحسابی که صادر شده و سفارشش لغو شده، باید تکلیفش روشن باشد — وگرنه دفاتر شما با سامانه نمی‌خواند و این در بررسی‌های بعدی مشکل‌ساز میشود.
نگاشت داده — سخت‌ترین بخش
چیزی که پروژه را طولانی میکند، کد زدن نیست؛ نگاشت داده است:
در سایت شما
در سامانه
کاری که باید بشود
نام محصول
شناسه‌ی کالا
به هر محصول شناسه‌ی استاندارد اختصاص دهید
«عدد» یا «بسته»
کد واحد اندازه‌گیری
از فهرست رسمی واحدها نگاشت کنید
قیمت با تخفیف
قیمت واحد + تخفیف جداگانه
تفکیک کنید، نه قیمت نهایی
مالیات بر ارزش افزوده
فیلد جداگانه
محاسبه و تفکیک درست
مشتری حقیقی/حقوقی
نوع و شناسه‌ی مالیاتی
فرم سفارش باید هر دو حالت را پوشش دهد
اگر فروشگاه شما هزار محصول دارد، این جدول یعنی هزار ردیف کار. این را نمیشود در پایان پروژه انجام داد — باید از همان ابتدا شروع شود و موازی با بقیه‌ی کارها پیش برود.
بعد از راه‌اندازی
کارهای دوره‌ای
بررسی وضعیت صورتحساب‌های ارسالی در کارپوشه
پیگیری و اصلاح صورتحساب‌های رد شده
تطبیق تعداد سفارش‌های سایت با صورتحساب‌های ثبت‌شده
بررسی تاریخ انقضای گواهی امضای الکترونیکی
پیگیری ویرایش‌های تازه‌ی دستورالعمل
تست دوباره بعد از هر به‌روزرسانی سایت یا نرمافزار حسابداری
مورد آخر رایج‌ترین علت خرابی بی‌صداست: به‌روزرسانی افزونه یا قالب، اتصال را می‌شکند و تا وقتی کسی کارپوشه را باز نکند، معلوم نمیشود. اگر پشتیبانی سایت دارید، این جزو بررسی‌های دوره‌ای است.
سؤالاتی که از شرکت معتمد باید بپرسید
پیش از عقد قرارداد
در فهرست رسمی شرکتهای معتمد سازمان امور مالیاتی هستید؟
برای ووکامرس افزونه یا رابط آماده دارید یا باید توسعه داده شود؟
هزینه چطور محاسبه میشود: اشتراک ثابت یا به‌ازای هر صورتحساب؟
سقف تعداد صورتحساب در پلن چقدر است؟
اگر صورتحساب رد شود، چطور مطلع می‌شوم؟
با تغییر ویرایش دستورالعمل، به‌روزرسانی با شماست؟
دادهی من چقدر و کجا نگهداری میشود؟
اگر بخواهم قطع همکاری کنم، سابقه‌ی صورتحساب‌ها چه میشود؟
سه سؤال آخر را حتماً بپرسیداین‌ها همان‌هایی هستند که در روز خوب اهمیتی ندارند و در روز بد تعیین‌کننده‌اند. مخصوصاً سؤال ششم — چون دستورالعمل ویرایش می‌خورد و اگر به‌روزرسانی با شما باشد، مزیت اصلی مسیر معتمد از بین می‌رود.
خطاهای رایج در ارسال صورتحساب
خطا
علت
راه رفع
شناسه‌ی کالا نامعتبر
شناسه‌ی اختصاص‌داده‌شده با ساختار استاندارد نمی‌خواند
بازبینی نگاشت شناسه‌ها
واحد اندازه‌گیری نامعتبر
واحد به‌صورت متن آزاد فرستاده شده
نگاشت به کد رسمی واحدها
عدم تطابق مبالغ
جمع اقلام با مبلغ کل نمی‌خواند
بررسی محاسبه‌ی تخفیف و ارزش افزوده
شناسه‌ی خریدار ناقص
خریدار حقوقی بدون شناسه‌ی مالیاتی
افزودن فیلد به فرم سفارش
امضای نامعتبر
گواهی منقضی یا نادرست
بررسی و تمدید گواهی
شناسه‌ی تکراری
یک صورتحساب دوبار ارسال شده
کنترل یکتایی در سمت فرستنده
سه خطای اول همگی ریشه‌ی یکسانی دارند: دادهی محصولات استاندارد نیست. به همین دلیل استانداردسازی، مهم‌ترین و طولانی‌ترین بخش کار است — نه اتصال.
هزینه‌ها را چطور مقایسه کنیم
مقایسه‌ی قیمت بین دو مسیر، وقتی فقط عدد اولیه را ببینید، گمراه‌کننده است. این جدول هزینه‌های واقعی دو سال اول را کنار هم می‌گذارد:
قلم هزینه
شرکت معتمد
اتصال مستقیم
راه‌اندازی اولیه
هزینه‌ی اتصال سایت به سرویس
توسعه‌ی کامل بر پایه‌ی SDK
هزینه‌ی ماهانه/سالانه
اشتراک یا کارمزد هر صورتحساب
ندارد
به‌روزرسانی با تغییر دستورالعمل
معمولاً شامل سرویس
هر بار هزینه‌ی توسعه‌ی تازه
نگهداری و رفع خطا
با سرویس‌دهنده
با تیم شما
پایش و گزارش
معمولاً در پنل سرویس
باید ساخته شود
نقطه‌ی سربه‌سر معمولاً جایی است که حجم صورتحساب‌ها آن‌قدر بالا باشد که کارمزد از هزینه‌ی نگهداری داخلی بیشتر شود. برای فروشگاهی با چند صد سفارش در ماه، این نقطه معمولاً هرگز نمی‌رسد.
سه سناریوی واقعی
فروشگاه کوچک با چند ده سفارش در ماهمسیر معتمد، با ساده‌ترین پلن. سرمایه‌گذاری روی اتصال مستقیم در این حجم توجیه ندارد.
فروشگاه متوسط با حسابداری جداگانهمسیر معتمد، ولی اتصال از سمت نرمافزار حسابداری نه از سمت سایت — چون مرجع دادهی مالی آنجاست.
کسب‌وکار با فرایند خاص و تیم فنیاتصال مستقیم منطقی میشود، به شرطی که نگهداری بلندمدتش هم در بودجه دیده شده باشد.
سؤال تعیین‌کنندهمرجع دادهی مالی شما کجاست: سایت یا نرمافزار حسابداری؟ صورتحساب باید از همان‌جا صادر شود که دادهی نهایی و اصلاح‌شده در آن است. اتصال از دو جا، به صورتحساب تکراری ختم میشود.
سؤالات متداول
شرکت معتمد را از کجا انتخاب کنم؟
فقط از فهرست رسمی شرکتهای معتمد ارائهکننده خدمات مالیاتی که سازمان امور مالیاتی منتشر کرده. سرویسی که در آن فهرست نیست، معتمد محسوب نمیشود.
با شرکت معتمد، دادهی فروشم پیش آنها میماند؟
داده از مسیر آنها عبور میکند. اگر حساسیت دارید، شرایط نگهداری و محرمانگی را در قرارداد ببینید — این بند را از قبل بخوانید نه بعداً.
میشود بعداً از معتمد به مستقیم مهاجرت کرد؟
بله. چیزی که میماند، دادهی استانداردشدهی محصولات شماست که در هر دو مسیر لازم است. پس کار اصلی از دست نمیرود.
نرمافزار حسابداری من خودش این کار را میکند؛ کافی است؟
اگر نرمافزار شما ارسال را انجام میدهد، مسئله فقط رساندن دادهی سفارش سایت به آن است. همان اتصالی که برای حسابداری میسازید، این را هم پوشش میدهد.
اگر سامانه در دسترس نباشد چه میشود؟
اتصال درست باید صف داشته باشد: صورتحساب در صف میماند و بعد از برقراری ارتباط ارسال میشود. این را حتماً در پیادهسازی بخواهید.
برای فروش به مشتری حقیقی هم صورتحساب لازم است؟
الزامات برای انواع صورتحساب و نوع خریدار متفاوت است. وضعیت خودتان را با دستورالعمل جاری و کارپوشه تطبیق دهید.
این اتصال را شما میسازید؟
بله — نگاشت دادهی محصولات، افزودن فیلدهای لازم به فرم سفارش، و اتصال سایت به سرویس معتمد یا مسیر مستقیم.
منابع این مقاله
پورتال سازمان امور مالیاتی کشور — «پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان»
